Menos Excel, menos correos, más control

Gestión de expedientes de subvenciones

Tus expedientes de subvenciones, bajo control

Centraliza plazos, checklist, documentación y seguimiento en una sola herramienta para que el equipo técnico trabaje con contexto y la dirección vea avances en tiempo real.

Solicita una demo Ver cómo cambia tu día a día
  • Alertas automáticas de vencimiento y justificación
  • Checklist por convocatoria con documentación pendiente
  • Visibilidad para dirección sin perseguir correos ni carpetas

Panel de seguimiento

Estado, plazos y coordinación desde una sola vista

Dashboard de Konvoka
30, 7 y 1 días Avisos antes de cada fecha crítica
Un enlace compartible La dirección ve el estado sin pedirte un resumen

30, 7 y 1 días antes

Recordatorios automáticos para que no vuelvas a depender de una celda perdida en Excel.

Estado en tiempo real

Cada expediente con su fase, documentación pendiente y próximos hitos en una sola pantalla.

Dirección informada

Un resumen claro para quien necesita visibilidad sin entrar en el detalle operativo.

El problema no es el volumen, es el caos

Si gestionas subvenciones, esto te suena

Seis situaciones reales que hacen que un expediente se vuelva lento, opaco y fácil de perder de vista.

Plazos

“Se te pasó la fecha de justificación porque estaba apuntada en un Excel que nadie más mira.”

Visibilidad

“Tu dirección te pregunta en qué fase está el expediente y tú abres tres carpetas para contestar.”

Coordinación

“Necesitas un documento de otro departamento y le mandas tres correos hasta que contesta.”

Preparación

“La convocatoria cierra en dos semanas y todavía no tienes toda la documentación preparada.”

Repetición

“Cada nueva convocatoria empiezas la documentación desde cero, sin plantilla.”

Trazabilidad

“No sabes qué documento falta realmente hasta el último día porque cada uno guarda lo suyo por separado.”

Antes y después

Tu día a día con Konvoka vs hoy

Lo mismo que ya haces, pero con un sistema que recuerda, ordena y comparte el contexto por ti.

Aspecto
Hoy con Excel + correo
Con Konvoka
Alertas de vencimiento
Las marcas a mano y rezas para no olvidar la fecha.
Recordatorios automáticos 30, 7 y 1 días antes.
Visibilidad para dirección
Te lo preguntan por correo, por chat o por el pasillo.
Portal con el estado de cada expediente en tiempo real.
Coordinación del equipo
Cadena de correos, notas sueltas y documentos duplicados.
Checklist compartido dentro del propio expediente.
Visión global
Revisas los expedientes uno a uno para entender qué está pasando.
Dashboard con todos los expedientes, su fase y los próximos hitos.
Plantillas por convocatoria
Empiezas la documentación desde cero cada vez.
Catálogos de organismos, áreas y checklist por expediente.

Alertas de vencimiento

Las marcas a mano y rezas para no olvidar la fecha.
Recordatorios automáticos 30, 7 y 1 días antes.

Visibilidad para dirección

Te lo preguntan por correo, por chat o por el pasillo.
Portal con el estado de cada expediente en tiempo real.

Coordinación del equipo

Cadena de correos, notas sueltas y documentos duplicados.
Checklist compartido dentro del propio expediente.

Visión global

Revisas los expedientes uno a uno para entender qué está pasando.
Dashboard con todos los expedientes, su fase y los próximos hitos.

Plantillas por convocatoria

Empiezas la documentación desde cero cada vez.
Catálogos de organismos, áreas y checklist por expediente.

Dos vistas, una sola fuente de verdad

Una herramienta para todo el equipo

El técnico trabaja en el detalle. La dirección ve el resumen. Cada uno ve solo lo que necesita.

Para el técnico

Controla cada expediente sin perseguir tareas

Checklist, avisos y colaboración en un único flujo de trabajo.

  • Alertas automáticas de plazos de presentación y de justificación, con recordatorios antes de cada hito.
  • Checklist de documentación por expediente para saber qué falta y qué ya está validado.
  • Tabla centralizada con todos los expedientes, su fase actual y próximos pasos.
  • Coordinación con el resto del equipo desde la propia herramienta, sin cadenas de correos.
  • Plantillas preconfiguradas con la documentación habitual de cada convocatoria.
Lo que cambia: menos seguimiento manual y menos dependencia de Excel.

Para dirección

Ve el estado general sin pedir un informe

Un resumen claro para quien necesita contexto, no detalle operativo.

  • Portal compartible sin necesidad de login ni contraseña para consultar el estado cuando haga falta.
  • Vista resumen de cuánto dinero hay solicitado, concedido y justificado.
  • Fase de cada expediente con una lectura clara: solicitud, evaluación, resolución, ejecución y justificación.
  • Próximas fechas críticas y visión de conjunto en una sola pantalla.
Lo que cambia: más visibilidad, menos interrupciones al equipo técnico.

Donde hay expedientes, plazos y varias personas implicadas

¿Para quién es Konvoka?

Para equipos que necesitan orden operativo, seguimiento compartido y una imagen más profesional ante las personas que toman decisiones.

Operativa

Equipos de gestión

Equipos que coordinan múltiples expedientes a la vez y necesitan trazabilidad sin depender de hojas sueltas.

Coordinación

Responsables técnicos

Personas que preparan documentación, siguen plazos y necesitan compartir contexto sin duplicar correos.

Visibilidad

Dirección y coordinación

Perfiles que necesitan ver estado, riesgos y próximos hitos sin entrar en el detalle operativo diario.

Credibilidad operativa

¿Por qué Konvoka?

Porque el problema no es solo gestionar tareas: es transmitir control, criterio y profesionalidad en cada expediente.

Pensado para expedientes de subvenciones

No es un gestor de proyectos genérico. Cada alerta, checklist y estado responde al ciclo real de una subvención.

Operativo en minutos

Importa tus expedientes desde Excel, configura alertas y empieza a trabajar con una estructura clara desde el primer día.

Datos en Europa, RGPD

Hosting europeo, copias de seguridad diarias y separación estricta entre organizaciones. Ver detalles de seguridad.

Soporte humano en español

Hablas con una persona que entiende tu flujo de trabajo. Sin chatbots, sin tickets que se pierden.

Demostración guiada

¿Listo para dejar de perder plazos de justificación?

Solicita una demo y te enseñamos cómo Konvoka encaja en tu día a día con un caso real, no con una presentación genérica.

  • Revisamos cómo gestionáis hoy vuestros expedientes
  • Te enseñamos alertas, checklist y seguimiento sobre un flujo real
  • Sales con criterio claro para decidir si te encaja
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  • Revisamos cómo trabaja hoy tu equipo con expedientes, plazos y documentación.
  • Te enseñamos alertas, checklist y seguimiento con un ejemplo real de uso.
  • Resolvemos dudas de seguridad, roles y puesta en marcha sin compromiso.

Sin compromiso. Te respondemos en menos de 24 horas.